Pages Navigation Menu

Menjadi Training Event Organizer yang Profesional

Menjadi Training Event Organizer yang Profesional

Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai wedding pun tersedia.

Di bidang training juga dikenal profesi ini, biasa di sebut Training Event Organizer (TEO). Nah, tulisan ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Training Event Organizer di tanah air, kemampuan dasar apa agar sukses menjadi TEO, dan benefit apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi TEO ini. Selengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut.

Fungsi TEO ini dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan training berada di tengah. Dialah yang mengkoordinasi, melayani, men-support kepentingan para pihak. Misalnya Trainer, Trainee, Vendor Training (venue, catering, transportasi dll), media massa, serta pihak-pihak terkait lainnya. Perannya sangat penting. Ibarat pembuluh darah di tubuh seperti itulah fungsi TEO. Melalui peran mereka, sebuah proses belajar-mengajar training/seminar akan mewujud dengan lancar, menyenangkan dan sukses. Keberadaannya sama pentingnya dengan seorang Trainer, Trainee dan materi training itu sendiri.

Bagaimana perkembangannya di Indonesia. Belum banyak TEO yang cukup dikenal luas layaknya Java Musikindo (pertunjukan musik), atau Dyandra (pameran komputer, mobil). Pertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi TEO ini? Usut punya usut biasanya satu lembaga training atau seorang trainer independent kondang, sudah memiliki TEO sendiri. Nah, fungsi ini memang bisa dipercayakan kepada 1-3 orang saja dengan pembidangan tugas. Namun tak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan ini (multi tasking). Jadi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke TEO ‘murni’. Tapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri? Nah inilah peluang yang terbuka.

Ya, event traning atau seminar memang boleh dikatakan belum sekomplek pertunjukan musik atau pameran yang bisa menyedot puluhan ribu orang. Dengan memesan venue hotel atau ballroom yang representatif dan kredible, biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan maupun pelayanan sdm yang dibutuhkan. Benarkah sesederhana itu?

Ternyata tidak. Karena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai TEO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai (pemula). Seiring dengan makin luas ruang lingkup dan kompleksitas training yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan pun semakin berkembang, misalnya networking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll.

Untuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar tersebut, dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan-rekan yang mulai berminat untuk menggeluti profesi Training Event Organizer, atau sebagai Staf Training di sebuah perusahaan (pemula). Beberapa kemampuan dasar tsb adalah, sbb:

Kemampuan Analis : Mampu mengidentifikasi persoalan, memilah-milah fakta/informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif-alternatif solusi. Tugas dan tanggung jawab : TNA (Training Need Analysis), Desain, Segmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi.

Kemampuan Sistematis : Mampu menyusun alur, jadwal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training atau seminar. Tugas dan tanggung jawab : Mendesain training, merencanakan jadwal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam TNA/On-stage.

Kemampuan Customer Oriented :  Sensitif terhadap situasi-situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap bersikap ramah. Tugas dan tanggung jawab di kelas: AC kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja berantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis, dan lain-lain.

Kemampuan Dinamis : Memiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor. Tugas dan tanggung jawab : Menjadi MC, ice breaker, energizer, pemimpin game, Class Leader, dan lain-lain.

Kemampuan Up-date Knowledge : Tuntutan untuk tahu dan memahami background Trainee dan perusahaannya, menghendaki TEO selalu harus meng-up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi). Tugas dan tanggung jawab : TNA, Desain, Report, Rekomendasi.

Kemampuan Administratif : Ini sangat penting. Karena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini. Tugas dan tanggung jawab : Surat-menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang, dan lain-lain.

Kemampuan Komunikatif : Memiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan waktu untuk ‘gaul’, mampu menuangkan ide pikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience. Tugas dan tanggung jawab : Menjadi MC di kelas, memimpin dan melakukan meeting TNA, mengendus persoalan Trainee.

Satu lagi, bila Anda tertarik juga untuk bekerja sebagai praktisi training di perusahaan (Staf HRD atau Manajer Training) fungsi kerja sebagai TEO ini terus melekat, sekalipun customer yang dihadapi adalah orang-orang internal perusahaan. Jadi kompetensinya sama saja dengan TEO public, perbedaannya hanya di ruang lingkupnya saja, item pekerjaan hampir sama.

Atau kalau Anda tertatik menggeluti profesi ini mulai sekarang, berita gembiranya, prospeknya sangat bagus dan menguntungkan. Selain belum banyak yang bermain di pasar ini, dengan Anda memiliki networking bagus dengan para Trainer dan Perusahaan pengirim Trainee, Anda akan sukses di jalur karir ini bila kekampuan-kemampuan tsb di atas sangat Anda kuasai. Tentu saja, mengenai profit, silahkan disepakati dengan Trainer rekanan Anda. Ada yang menggunakan komposisi bagi hasil (pendapatan dikurangi cost terus dibagi), atau ada juga model paket, misalnya training 3 jam, 1 hari, 2 hari, Trainer sudah menentukan x rupiah, nah Anda tinggal cari marginnya. Atau yang lebih sip lagi, cari sponsor yang mau mengcover sejumlah biaya training tsb. Wow menguntungkan khan?

Satu lagi, bila networking kita sudah bagus, tak jarang kompetensi ini kita bisa gunakan juga untuk kegiatan yang bersifat amal atau sosial. Banyak Trainer yang bersedia untuk di ajak kegiatan semacam ini. Di sisi lain masih sangat banyak lembaga, yayasan, panti asuhan, korban bencana yang membutuhkan program training sosial ini. Tidak terhitung jumlahnya, seluas samudera.

Selain bisnis TEO sangat prospektif, kita tetap dapat menyalurkan niatan baik (ibadah+idealisme) melalui kegiatan training-training sosial. Jadi double benefit kan?

Nah, selintas tentang Training Event Organizer saya cukupkan saja. Bagi yang ingin berkomitmen dan memutuskan untuk menjadi TEO yang profesional belajarlah! Dan langsung saja Anda bergerak! Selamat memilih dan sukses untuk Anda semua.

Silakan Bagikan Artikel IniShare on FacebookTweet about this on TwitterShare on Google+Print this pageShare on LinkedInPin on Pinterest